So erreichen Sie die Effizienz Ihrer Crewreisen in Ihrem Unternehmen

Nikos Gazelidis ist Global Head of Shipping bei ATPI Griffinstone

Wie alle Unternehmen müssen maritime Organisationen ein Gleichgewicht schaffen zwischen der Verwaltung der Geschäfte mit der richtigen Anzahl von Mitarbeitern zum bestmöglichen Preis. Sie unterscheiden sich jedoch darin, dass diese Unternehmen Fachkräfte und hochqualifizierte Arbeitskräfte erfordern - und wenn sie dorthin gelangen, wo sie sich befinden müssen, hängen die Umstände von Umständen ab, die selten als selbstverständlich gelten.

Die Reisekosten für die Besatzung stellen für die meisten Schiffe den zweithöchsten Abgang dar. Ohne klare Aufsicht können die Kosten leicht außer Kontrolle geraten. Die Tatsache, dass die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu sein, ist ein entscheidender Faktor. Wenn sie mit Druck konfrontiert werden, neigen die Verantwortlichen des Reiseverkehrs dazu, teure Entscheidungen zu treffen.

Travel Management Companies (TMCs), die sich auf die Schifffahrt spezialisiert haben, wie ATPI Griffinstone, können in unruhigen Gewässern Ruhe schaffen. Bei der Verwaltung komplexer Crew-Reisearrangements kann ein TMC in Ihrer Ecke einen maßgeschneiderten und beratenden Ansatz bieten - insbesondere, wenn Sie eine Reiserichtlinie erstellen, die auf globaler Ebene realistische Effizienz erreicht. Ein TMC verfügt außerdem über nachweisliches Know-how bei der Kostenkontrolle, sodass sich maritime Unternehmen auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne Abstriche bei Sicherheit, Genauigkeit oder Compliance machen zu müssen.

Wenn wir mit unseren maritimen Kunden zusammenarbeiten, betrachten wir normalerweise drei Bereiche über Planung, Buchung und Berichterstellung hinweg, um erhebliche langfristige Effizienz zu erzielen.

Flexibel
Es mag sich wie ein Oxymoron anhören, aber bei flexibler Konsistenz geht es einfach darum, lokales Wissen zu nutzen. Die meisten Organisationen verfügen über Crewkoordinatoren auf der ganzen Welt, die jeweils nach unterschiedlichen Standards und mit unterschiedlichen Prozessen arbeiten. Ein TMC kann diesem falsch abgestimmten Ansatz etwas Stabilität verleihen - gegebenenfalls Rationalisierung -, um eine funktionierende Reiserichtlinie maßzuschneidern. Es sind wichtige Änderungen, die auf beratende Weise vorgenommen werden, damit wichtige lokale Marktabweichungen berücksichtigt werden. Durch das Kommunizieren von Änderungen der Richtlinien im gesamten Unternehmen ist es einfacher, sich von den Koordinatoren "einkaufen" zu lassen, damit diese das korrekte Verfahren einhalten und sicherstellen, dass die Buchungen immer konform sind.

persönlich
Wenn die Anzahl der Fehlbuchungen steigt, sind auch die Kosten höher. Einfache Fehler, z. B. falsch geschriebene Namen oder Visa-Fehler, erfordern einen erheblichen Korrekturaufwand und verursachen unnötigen Stress - insbesondere, wenn sich die Mitarbeiter für eine bestimmte Frist auf einem Schiff befinden müssen.
Unter diesen Umständen ist normalerweise ein menschlicher Fehler verantwortlich, normalerweise, wenn Informationen manuell auf andere Weise manuell auf andere Plattformen übertragen wurden. Durchgängige Workflow-Management-Systeme wie die CrewLink-Plattform von ATPI können dieses Risiko durch die nahtlose Integration von HR- und Finanzsystemen verringern. Dies ermöglicht die Erfassung persönlicher Daten, so dass Visa und andere wichtige Informationen einfach verwaltet werden können. Profiling-Tools wie das eProfile von ATPI stellen sicher, dass die Daten immer genau und konsistent sind, sodass der Buchungsprozess so reibungslos wie möglich abläuft.

Sichtweite
Der beste Weg, um zu sehen, wie Sie Geld sparen können, ist, genau zu wissen, wie es ausgegeben wird. Das bedeutet, die riesigen Datenmengen nutzen zu können, die durch Crewwechsel und Reisen entstehen.
TMCs sind Experten für das Management dieser Informationen und werden die Prozesse so einrichten, dass Organisationen Effizienz erkennen können. Eine konsistente Berichterstattung über Ergebnisse - auch über verschiedene globale Standorte hinweg - ist hier unerlässlich, da die Daten dann leicht verglichen und verstanden werden können. Dadurch können verschiedene Elemente der Reiserichtlinie untersucht und die Kosten nach Möglichkeit gesenkt werden.
Wenn Sie Ihr Reiseprogramm ins Rampenlicht stellen, können Sie ganz anders über Ihr Unternehmen nachdenken und werden mit Sicherheit intelligente Belohnungen bieten, die über die reinen Kosten hinausgehen.

Über den Autor
Nikos Gazelidis ist Global Head of Shipping bei ATPI Griffinstone, dem Spezialisten für die Bereiche Marine und Energie des Geschäftsbereichs Reisemanagement und Events der ATPI-Gruppe. Weitere Informationen finden Sie unter www.atpi.com/griffinstone und im ATPI Knowledge Hub.