Softwarelösungen: Kommunizieren oder Stagnieren

Bild: Softship

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Es ist wahrscheinlich, dass Sie diesen Artikel in Ihrem Büro lesen. Für die meisten von uns bedeutet dies einen großen, offenen Raum mit Tischen, Monitoren, Breakout-Räumen und anderen Funktionen, die sowohl produktiv bleiben als auch die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtern. Wir haben New York City zu verdanken, dass das gemeinsame Büro um die Jahrhundertwende entstanden ist. Vor relativ kurzer Zeit wurde die Bürolandschaft populär, um Arbeiter dazu zu ermutigen, organisatorisch an Kommunikationsströmen zu sitzen.

Fragen Sie jeden Büroplaner - oder Firmenchef -, warum er offene Räume gegenüber Einzelkabinen oder Büros bevorzugt. Eine verstärkte Zusammenarbeit dürfte die Liste anführen. Wenn sich Menschen den gleichen Raum teilen, teilen sie häufiger Ideen und bitten um Input. Trotz der heutigen Social Media-Dominanz sind Menschen im Herzen soziale Wesen und möchten persönlich interagieren. Daten müssen durch ein Unternehmen fließen, und das Teilen des Raums erleichtert dies. Open-Plan ist natürlich sowohl in Bezug auf die Baukosten als auch aufgrund der Tatsache, dass mehr Mitarbeiter weniger Quadratmeter beanspruchen können, viel billiger, bietet aber auch Flexibilität. Wir wissen möglicherweise nicht, wie der nächste Bürotrend aussehen wird, aber ein großer gemeinsam genutzter Bereich schließt die Optionen nicht.

Gebäudeeffizienz
In vielen Bereichen unseres Familien-, Sozial- und Alltagslebens haben wir Effizienzsteigerungen. Großraumbüros sind nur ein Beispiel. Dies ist auch die Tatsache, dass wir unsere Smartphones verwenden, um eine Verbindung zum World Wide Web und zu einer Vielzahl von Social-Sharing-Plattformen herzustellen. und dass unsere Laptop-Anwendungen alle miteinander verbunden sind, sodass Daten, Bilder und andere Informationen nahtlos und problemlos ausgetauscht werden können.

Die Frage ist daher, ob dies ein wesentlicher Bestandteil unseres normalen Lebens ist, warum werden die meisten Reedereien nur unzureichend integriert.

Die meisten Reedereien werden sagen, dass sie die digitale Revolution voll und ganz angenommen haben, und das stimmt weitgehend. Fast alle werden ein Rechnungslegungspaket verwenden, um Rechnungsstellung, Budgetierung und Rechnungszahlung zu verwalten. Für einige ist dies eine einfache Excel-Tabelle, für die meisten dürfte es jedoch ein komplexeres Maßpaket sein. Die meisten werden auch Software-Pakete ausführen, um eine Reihe anderer kommerzieller und betrieblicher Funktionen zu verwalten. Aber das Problem ist die Integration. Während diese einzelnen Pakete eine diskrete Gruppe von Aufgaben perfekt ausführen, kommunizieren sie nicht miteinander.

Integration erreichen
In einer voll integrierten Reederei erfasst das Tarifsystem alle komplexen Informationen zu einzelnen Kunden, Häfen, Terminals und Ladungen - und dies kann eine äußerst komplizierte Matrix aus einzelnen Preisen, Beschränkungen, Rabatten und Anreizen sein. Wenn ein Kunde ein Angebot anfordert, sollte das Angebotssystem automatisch den entsprechenden Tarif suchen, um ein maßgeschneidertes und genaues Angebot zu erstellen.
Wenn das Angebot zum Verkauf wird, erstellt das System automatisch die erforderliche Buchungsbestätigung, Frachtbriefe, Manifest und mehr.

Sobald das Schiff gesegelt ist, wird automatisch eine Rechnung erstellt und diese Informationen werden über eine Schnittstelle an die "Debitorenforderungen" gebucht.

Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, erstellt ein vollständig integriertes System automatisch Korrekturen, Gutschriften und Rechnungen auf Knopfdruck.

Mit anderen Worten, Informationen fließen nahtlos von einer Aktivität zur anderen, ohne dass Daten erneut eingegeben werden müssen. Die Wiedereingabe führt zu Fehlern, Fehler führen zu Verzögerungen und Verzögerungen, die den Cashflow stören und Geld kosten.

Um das Argument auf eine monetäre Basis zu reduzieren, ist weithin bekannt, dass rund 10% der weltweiten ausgehenden Frachtrechnungen aufgrund eines menschlichen Fehlers beim Übertragen von Informationen von einem System zu einem anderen nicht korrekt sind. Selbst für eine kleine Reederei, die einen bescheidenen Umsatz von 100 Millionen US-Dollar erzielt, bedeutet dies, dass 10 Millionen US-Dollar an Streitigkeiten anfallen und nicht bezahlt werden - und ein nachfolgendes Loch im Cashflow.

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Eine Lösung finden
Die Evolution ist wahrscheinlich der Hauptverantwortliche für den gegenwärtigen Stand der Dinge. Die Reedereien haben die Digitalisierung schrittweise übernommen und daher individuelle Pakete installiert, um bestimmte Aufgaben nach Bedarf auszuführen oder das Budget verfügbar zu machen. Die daraus resultierende Mischung aus manchmal maßgeschneiderten und manchmal handelsüblichen Paketen hat zu einem Labyrinth von Anwendungen geführt, die nebeneinander sitzen, aber nicht integriert oder kommuniziert werden. Eine riesige Datenmenge wird zwischen getrennten Abteilungen derselben Reederei erneut eingegeben.

Das, was bereits vorhanden ist, aus dem Weg zu räumen und neu zu beginnen, ist eine entmutigende und zeitraubende Aufgabe. Viele Reedereien sind einfach nicht bereit, zwei Schritte zurückzutreten, um drei oder mehr in die richtige Richtung zu bringen. Die meisten IT-Abteilungen haben Mühe, die ständig wachsenden Anforderungen an die externe Berichterstattung einzuhalten, die nur erforderlich sind, um das Geschäft des Unternehmens aufrechtzuerhalten. Die interne Integration spielt immer die zweite Geige.

Aber es gibt eine Lösung. Moderne Versandsoftware ist modular, dh die Reedereien müssen nur die Anwendungen auswählen, die sie zur Automatisierung bestimmter Prozesse in ihrem Unternehmen benötigen. Jedes Modul lässt sich nahtlos in andere integrieren, um den Informationsfluss im gesamten Unternehmen zu erleichtern.

Die Daten müssen nur einmal eingegeben werden, wodurch Doppelarbeit, Fehler und Silobetrieb reduziert werden. Die Daten werden dann unternehmensweit und mit den relevanten Geschäftspartnern geteilt. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und führt zu einer Effizienzsteigerung im gesamten Unternehmen. Dadurch können sich die Mitarbeiter auf kundenorientiertere Aufgaben konzentrieren.

Eine durchdachte Softwareanwendung ruft variable Kosten pro Sendung aus einer Kostendatenbank ab und verwendet diese als geschätzte Kosten für die Buchung. Informationen über das Volumen, das dem Kunden zum Zeitpunkt der Buchung entnommen wurde, werden automatisch mit diesen Daten verknüpft, um Analysen und Rentabilitätsbewertungen für jede Sendung bereitzustellen.

Wenn die Reise fortschreitet und die tatsächlichen Kosten bekannt werden, ermöglichen Aktualisierungen in Echtzeit die Überwachung der Rentabilität während der gesamten Reise. Durch die Automatisierung dieser Prozesse kann eine wertvolle Datenmenge im gesamten Unternehmen erfasst, gemeinsam genutzt und wiederverwendet werden. Es kann auch für Leistungsberichte analysiert werden, die das Management dazu anhalten, kluge und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Darüber hinaus verwaltet und überwacht eine gute versandorientierte Software auch den Reiseverlauf und die Aktivitäten zum Hafen. Die Flugpläne können von Ankunft, Abfahrt und Mittag-Berichten, die automatisch vom Schiff empfangen werden, überwacht und aktualisiert werden. Änderungen, die durch unvorhergesehene Ereignisse verursacht werden, können simuliert werden, um die möglichen Auswirkungen auf den Gesamtzeitplan abzuschätzen. Der Bediener kann dann das "Was wäre wenn" simulieren und die am besten geeigneten Gegenmaßnahmen finden.

Zwar gibt es eine gute Lösung, um eine vollständige Integration in den Reedereien zu erreichen, der Widerstand bleibt jedoch bestehen.

Widerstand überwinden
Vor 20 oder mehr Jahren war die Digitalisierung das Vorrecht der sehr großen Reederei mit tiefen Taschen. Sie entwickelten maßgeschneiderte Anwendungen und rekrutierten Armeen von Technikern, um sich um sie zu kümmern. Aber die Zeiten sind vorbei, und heute ist es ein recht einfacher Prozess, Spezialistenlösungen zu kaufen, die leicht konfiguriert und an die individuellen Gegebenheiten jedes Unternehmens und Anwenders angepasst werden können. Diese Pakete sind das Mittel, um digitalisierte Unternehmen zu digital integrierten Unternehmen zu machen.

Das Schöne an diesen Anwendungen ist, dass sie so konzipiert sind, dass sie die vollständige Integration zwischen den einzelnen Kernprozessen ermöglichen. Sie können vorhandene Systeme über eine einzige übergreifende, vollständig verbundene und nahtlos vernetzte Einheit verbinden. Daten fließen somit nahtlos zwischen Schiffsbetrieb, Handel, Containerlogistik, Buchhaltung und Management.

Abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen einer geringeren Dateneingabe, weniger Fehlern und der Möglichkeit, einen verbesserten Kundenservice zu bieten, sind diese Paketlösungen zu einem Bruchteil des Preises für den Bau eines maßgeschneiderten Systems erhältlich. Sie haben das IT-Spielfeld im gesamten Spektrum der Reedereien effektiv angeglichen.

So wie das Großraumbüro oder das Smartphone oder der Laptop, beginnen viele Reedereien ihren Tag von Tag zu Tag zu erheben, um die Vorteile der Kommunikation ihrer verschiedenen Geschäftsfunktionen zu sehen. Wie bei allen guten Ideen ist das Konzept sehr einfach und mit der heute weit verbreiteten Softwarepakete ist die vollständige Integration leicht zu erreichen.

Der Autor
Lars Fischer ist Geschäftsführer der Asien-Pazifik-Zentrale von Softship. Er ist für 25 kaufmännische und technische Mitarbeiter in Singapur sowie für die weltweite Vertriebs- und Marketingstrategie der Gruppe verantwortlich. www.softship.com
Lars Fischer